L CHICÓ C S.A.S. (Liceo Chicó Campestre) – en lo sucesivo “El Liceo” – dando cumplimiento a lo estipulado por la Constitución Política, artículo 15, la ley estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normas reglamentarias en el tratamiento para la Protección de Datos Personales en Colombia, y sobre los que se rige el presente texto, adopta y presenta su política para el tratamiento y protección de datos personales.
CAPÍTULO I
DEFINICIONES
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de las bases de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Bases de datos: Conjunto organizado de datos personales objeto del tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entenderse “dato personal” como una información relacionada con una persona natural.
Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido para el público en general.
Dato personal público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, su nombre o apellido, a su profesión u oficio, su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas, que no estén sometidas a reserva.
Dato personal sensible: Datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del tratamiento: El Liceo actúa como encargado del tratamiento de datos personales en los casos, que por sí mismo o en asocio de otros, realice el tratamiento de los datos personales por cuenta de un responsable.
Responsable del tratamiento: La persona natural o jurídica, pública o privada, que realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Liceo.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del Responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o suspensión.
En El Liceo la recolección está sustentada en las autorizaciones por parte de los titulares. Su almacenamiento es controlado. Su uso está sujeto a las finalidades para las cual fueron recolectados. Su circulación se restringe a uso académico y/o de procedimientos administrativos. Su supresión se realiza una vez se haya obtenido la finalidad para la cual fueron recolectados.
CAPÍTULO Ii
APLICACIÓN Y OBLIGATORIEDAD
Este manual, contenido y políticas será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos donde el Liceo sea Responsable o Encargado del manejo de la información y cuyo Titular sea una persona natural. Estas políticas son de uso obligatorio y de estricto cumplimiento por parte de todo el personal que se relacione con el Liceo, responsables y encargados (Capítulo V), que tengan dentro de su labor académica, administrativa o de servicios el tratamiento de los datos personales recolectados por el Liceo.
CAPÍTULO III
PRINCIPIOS
La política de manejo de datos personales del Liceo se rige por los siguientes principios:
CAPÍTULO IV
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Tratamiento de datos Públicos: El Liceo advierte que tratará sin previa autorización del Titular los datos personales de naturaleza pública y los contenidos en los registros públicos. Lo anterior, no implica que no se adopten medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los otros principios y obligaciones contempladas en la ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen esta materia, así como en la presente política.
Tratamiento de datos Sensibles: El Liceo sólo tratará datos personales sensibles, solicitando el consentimiento previo y expreso a los Titulares, de sus Representantes Legales, Apoderados o Causahabientes e informándoles sobre la finalidad exclusiva para su tratamiento. Se tratarán estos datos sensibles única y exclusivamente cuando:
- El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
- El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, el representante legal deberá otorgar su autorización.
- El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
- El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes para la supresión de identidad de los Titulares.
El Liceo restringirá el tratamiento de datos personales sensibles al personal necesario para realizar los procesos educativos (académicos, administrativos y de servicios). Se solicitará a los titulares su consentimiento previo expreso (en el caso de estudiantes sus padres o acudientes) informándolos sobre la finalidad del tratamiento de estos datos
Sólo se dará tratamiento a datos personales sensibles sin consentimiento previo cuando se trate de una emergencia que requiera de acción inmediata (generalmente emergencias médicas).
El personal del Liceo, y que en el capítulo siguiente se denomina “Los Responsables y Los Encargados” deberán cumplir con todas las políticas de protección de datos y deberán ser 8 muy cuidadosos en garantizar el acceso restringido y mantener la seguridad y la confidencialidad de los datos personales sensibles a su cargo.
Tratamiento de datos de Niñas, Niños y Adolescentes: Solo cuando los datos personales de Niñas, Niños y Adolescentes sean de naturaleza pública o provengan de la información suministrada por los padres de familia y/o acudientes con el consentimiento informado del menor, el Liceo dará tratamiento para todas las actividades enmarcadas dentro de la labor educativa.
Para cualquier tratamiento de datos de Niñas, Niños y Adolescentes, el Liceo entiende que se responde al interés superior de estos, que se tiene en cuenta su opinión, de acuerdo a su madurez, y se cumple con los requisitos previstos por la ley 1581 de 2012 para el tratamiento de estos datos personales, así como también otros marcos normativos que protegen a Niñas, Niños y Adolescentes.
Con base en lo anterior, el Liceo exigirá al representante legal o tutor del niño, niña o adolescente, la autorización del menor de edad, previo a que él o ella manifieste su opinión frente al tratamiento que se le dará a sus datos, teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para entender el propósito.
CAPÍTULO V
RESPONSABLES Y ENCARGADOS
Los responsables: Es responsable del tratamiento de datos personales «la persona natural o jurídica, pública o privada, que decida sobre la base de datos y/o tratamiento de datos». De esta manera, el responsable es el que define los fines y los medios del tratamiento de datos personales y garantiza el cumplimiento de los requisitos de ley.
En el caso del Liceo, el rector es el responsable de adoptar las medidas necesarias para el buen tratamiento de los datos personales. Quien desarrolla la parte Técnica es el Jefe de Sistemas.
Para conocimiento se publican sus datos de contacto, los cuales son:
- Correo de contacto: info@liceochicocampestre.edu.co
- Teléfonos: +57(601) 6762272 / 6762249 de Bogotá.
- Web: www.liceochicocampestre.edu.co
Los encargados: Es encargado del tratamiento de datos personales «la persona natural o jurídica, pública o privada, que realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento».
Para cada tratamiento de datos se han definido sus respectivos encargados y que éstos actúen por instrucción precisa de un responsable.
Los deberes de los encargados: El Liceo divide en dos grupos los encargados; grupo interno y grupo externo. El grupo interno se refiere al personal de planta de la institución, los externos son personas naturales o jurídicas que tratan datos que el Liceo les suministra para la realización de una tarea asignada (proveedores, psicología externa, médicos, 9 acreedores, contratistas, asesores, abogados, consultores, etc.).
Grupos que responden como encargados: Son claramente definibles los grupos encargados en el Liceo y que permiten definir actividades y responsabilidades para realizar tratamientos de datos específicos:
Grupo Interno En el Liceo. la mayoría del personal está relacionado – dentro de sus tareas – con el tratamiento de datos personales, bien sean de los estudiantes y sus familias, de los empleados o docentes, de los proveedores, etc.
Unidad académica:
- Rectoría
- Coordinaciones
- Departamento de Desarrollo Humano
- Psicología
- Secretarías
- Docentes
- Biblioteca
Unidad administrativa:
- Rectoría
- Dirección administrativa
- Dirección de Admisiones, comunicaciones y mercadeo
- Enfermería
- Departamento de Sistemas
Grupo Externo El Liceo exigirá a los administradores de cada base de datos la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos administradores actúen como Responsables Encargados.
- Proveedores de servicios académicos para estudiantes • Cartera
- Contabilidad
- Proveedores de servicios de salud
- Proveedores de servicios web
- Proveedores de seguros Abogados
- Docentes de actividades extracurriculares
- Otros relacionados con la labor educativa y administrativa propia del Liceo
Estos grupos, al ser encargados de tratamiento de datos, deben estrictamente cumplir con las políticas contempladas en el presente Manual. Es responsabilidad de los encargados reportar cualquier incidente de fuga de información, daño informático, violación de datos 10 personales, comercialización de datos, uso de datos personales de niños, niñas o adolescentes, suplantación de identidad, o conductas que puedan vulnerar la intimidad de una persona.
CAPÍTULO VI
PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
Autorización: Para el tratamiento de datos personales El Liceo solicitará la autorización, preferiblemente por vía escrita (formato, contrato, etc.) que permita ser utilizada como prueba.
El Liceo informará al titular, antes de solicitar la autorización, cuando menos sobre los siguientes aspectos:
- El tratamiento al que serán sometidos los datos personales y la finalidad del mismo.
- Los derechos que le asisten como titular. El Liceo indicará en la página web institucional en la que se puede consultar este manual.
- Con su firma, el titular certifica haber leído y entendido el manual en su totalidad y aceptarlo en cuanto a su alcance y contenido.
- La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento.
El Liceo guarda las autorizaciones otorgadas en un archivo seguro y entrega copia al titular cuando éste así lo solicite.
Autorización por parte de estudiantes: La participación de los padres o acudientes en el proceso de autorización es indispensable y forma parte de sus deberes ya que El Liceo cuenta con estudiantes con edades y niveles de madurez muy diversos.
Por lo tanto:
- Los padres, tutores o acudientes deberán informar a sus hijos sobre la finalidad del tratamiento de sus datos personales por parte del Liceo.
- Los padres, tutores o acudientes deberán firmar la autorización en nombre del o la menor de edad y certificar con esta firma adicionalmente que han instruido a sus hijos en este sentido.
En caso de la negación a la autorización por parte del menor, prima la autorización de los padres, tutores o acudientes y se otorga considerando el interés superior del estudiante, es decir su educación.
Las consultas: Los titulares, en el caso de los estudiantes menores de edad representados por sus padres o acudientes, pueden solicitar al Liceo la consulta de sus datos personales. Esta solicitud se podrá realizar vía correo electrónico o teléfonos previamente descritos en “Los responsables”.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir 11 de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (2) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
La consulta se responde siempre por escrito y no tiene costo.
Los reclamos: En el caso de los estudiantes menores de edad representados por sus padres, tutores o acudientes, pueden presentar un reclamo al Liceo cuando consideren que alguna información debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o cuando consideren que el Liceo incumpla en los deberes contenidos en la Ley.
Este reclamo se podrá realizar vía correo electrónico o teléfonos previamente descritos en “Los responsables”. Se debe identificar al titular, la descripción de los motivos para el reclamo y documentos que prueben el reclamo. Este se remitirá a las unidades responsables.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
El reclamo se responde siempre por escrito y no tiene costo.
Formatos: Por lo general, el Liceo recolectará los datos por escrito a través de formatos (Impreso y/o digital). El Liceo incluirá:
- Mención de este manual y su ubicación en la web institucional.
- Mención de los fines del tratamiento de los datos recolectados.
- En caso dado, mención de las consecuencias de no suministrar datos indispensables.
- Espacio para la firma del titular y, en caso dado, del padre o acudiente.
El Liceo sólo procesará si todos los datos indispensables han sido proporcionados y su tratamiento ha sido autorizado.
Los contratos educativos y laborales: El Liceo incluirá en los contratos educativos y laborales cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del titular. También incluirá la autorización de que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados a terceros con los cuales el Liceo tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de tareas tercerizadas. En estas cláusulas se hace mención de este manual y de su ubicación en la web institucional.
Los contratos de prestación de servicios externos: El Liceo contrata a terceros para la realización de tareas complementarias. Dado que en estos casos los terceros son encargados del tratamiento de datos, sus contratos incluirán cláusulas que precisan los fines y los tratamientos autorizados por el Liceo y delimitan de manera precisa el uso que estos terceros le pueden dar a estos datos. 12 Cuando, para la ejecución de estos contratos, el contratado requiera de datos personales, el Liceo le suministrará estos datos siempre y cuando exista una autorización previa y expresa del titular para esta transferencia. En todo caso, se incluirá una cláusula que prohíba una entrega a otros terceros, así como el uso comercial de los datos personales entregados.
CAPÍTULO VII
EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS
De acuerdo con el Art. 25 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 886 de 2014 que lo reglamenta, el Liceo como responsable del tratamiento de datos personales registrará las bases de datos y este Manual de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales, en el Registro Nacional de bases de datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, de conformidad con el procedimiento que sobre el particular defina el Gobierno Nacional.
CAPÍTULO VIII
VIGENCIA
Actualizaciones de la política: El Liceo podrá modificar los términos y condiciones de la presente política como parte de nuestro esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen, modifiquen o deroguen esta política, entendiendo que son procesos dinámicos y con el fin de reflejar cualquier cambio en nuestras operaciones o funciones. En los casos que esto ocurra se realizarán las adecuaciones en este Manual, en un nuevo capítulo denominado “Ajustes” y se informará y actualizará en la página web: www.liceochicocampestre.edu.co